JAKARTA - Pengertian laporan kerap ditemui dalam berbagai situasi sehari-hari, mulai dari lingkungan kerja, sekolah, hingga tingkat komunitas seperti RT atau RW. 

Namun, apakah kamu sudah benar-benar memahami apa itu laporan? Dalam konteks pendidikan dan akademik, sering kali muncul kerancuan antara definisi laporan dan esai. 

Keduanya bahkan kerap dipakai secara bergantian, meskipun sebenarnya memiliki perbedaan mendasar. Laporan umumnya digunakan dalam dunia profesional, bidang ilmiah, teknis, maupun kegiatan bisnis. 

Berbeda dengan esai yang menonjolkan pendapat dan penalaran logis, laporan lebih menekankan penyajian data dan informasi yang bersifat faktual.

Nah, inilah ulasan secara menyeluruh mengenai pengertian laporan, termasuk pendapat para ahli, tujuan, manfaat, ciri khas, susunan struktur, berbagai macam jenisnya, dan poin penting yang harus diperhatikan saat menyusunnya.

Pengertian Laporan

Pengertian laporan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kata report dalam Bahasa Inggris, yang pada mulanya merupakan gabungan dari dua kata dalam Bahasa Latin, yaitu re yang berarti kembali dan portare yang berarti membawa atau menyampaikan.

Kombinasi keduanya membentuk istilah reportare, yang maknanya adalah menyampaikan kembali informasi yang telah diperoleh.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), laporan dijelaskan sebagai sesuatu yang disampaikan atau diinformasikan, yang bisa berupa berita ataupun catatan peristiwa.

Pada dasarnya, laporan merupakan uraian mengenai unsur 5W1H, yang mencakup apa yang terjadi, di mana lokasi peristiwa berlangsung, kapan waktunya, siapa yang terlibat, alasan mengapa hal itu bisa terjadi, serta bagaimana proses terjadinya.

Dalam konteks organisasi maupun dunia usaha, laporan menjadi alat penting untuk menyampaikan informasi secara resmi dan obyektif. 

Informasi dalam laporan ini dapat berbentuk berita, penjelasan, pemberitahuan, atau bentuk pertanggungjawaban, tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.

Isi laporan biasanya bersumber dari fakta nyata yang dialami langsung oleh pembuat laporan saat menjalankan tugas atau kegiatan tertentu. 

Karena itulah, laporan dianggap sebagai dokumen yang menyajikan informasi dengan pendekatan faktual dan tidak memihak, baik secara lisan maupun tertulis.

Definisi Laporan Menurut Para Ahli

Pengertian tentang laporan bisa bermacam-macam tergantung siapa yang menjelaskannya. Beberapa tokoh dan ahli telah memberikan definisi laporan dari sudut pandang mereka masing-masing:

-Himstreet (1998) mengemukakan bahwa laporan merupakan penyampaian informasi yang disusun secara sistematis dan tidak memihak, bertujuan untuk mengkomunikasikan data dari satu unit dalam organisasi ke unit lainnya guna mendukung proses pengambilan keputusan atau menyelesaikan persoalan.

-J.C. Denyern memandang laporan sebagai sarana komunikasi formal di mana penulis menyajikan data dan kesimpulan dari hasil analisis situasi tertentu, ditujukan untuk audiens spesifik dan dengan maksud yang telah ditetapkan.

-Dr. Prajudi Atmosudirjo menjelaskan bahwa laporan adalah dokumen tertulis yang menyajikan hasil pengolahan informasi dan data dalam bentuk ringkas, padat, dan langsung pada inti, disusun untuk target audiens tertentu dengan tujuan tertentu pula.

-Alawiyah berpendapat bahwa laporan adalah bentuk informasi tertulis yang dibuat oleh petugas atau pejabat dan disampaikan kepada pejabat lain dalam sistem birokrasi atau administrasi formal.

-Mulyadi menyebut laporan sebagai informasi berbasis akuntansi yang dicetak melalui sistem komputerisasi, di mana datanya telah tersimpan dan diolah dalam perangkat tersebut.

-Keraf (2001) mengartikan laporan sebagai media komunikasi yang digunakan oleh seseorang untuk menyampaikan informasi kepada pihak tertentu atau organisasi yang berwenang menerima laporan tersebut.

-Rama & Jones menyatakan bahwa laporan adalah kumpulan data yang telah dirapikan dalam suatu format tertentu agar dapat dipahami dengan lebih mudah.

-Soegito menjelaskan bahwa laporan merupakan informasi faktual yang didukung oleh data yang lengkap dan disusun secara terstruktur sesuai dengan kejadian sebenarnya.

-Indah menyampaikan bahwa laporan adalah dokumen informatif yang bisa berupa uraian naratif, grafik, atau tabel, yang dibuat secara terjadwal dan rutin, biasanya berkaitan dengan kejadian, waktu, atau subjek tertentu, dan bisa dipresentasikan baik secara lisan maupun tulisan.

-Moekijat menyebut laporan sebagai dokumen tertulis yang dibuat oleh individu atau kelompok untuk menyampaikan hasil penyelidikan atau temuan tertentu kepada pihak yang memiliki otoritas.

-Oxford English Dictionary mendefinisikan laporan sebagai pernyataan resmi dari hasil penyelidikan terhadap suatu masalah, dengan tujuan menyediakan informasi yang akurat untuk membantu pihak lain dalam mengambil langkah atau keputusan.

Fungsi Laporan

Nah, setelah mengetahui beberapa definisi laporan menurut para ahli, sekarang saatnya kita membahas apa saja fungsi utama dari sebuah laporan.

Menjadi dasar pengambilan keputusan

Dalam situasi tertentu, seorang pemimpin atau manajer dituntut untuk segera mengambil langkah penting dalam waktu yang terbatas. 

Dalam kondisi semacam ini, diperlukan sumber informasi yang valid agar keputusan yang diambil tepat sasaran. Di sinilah laporan berperan sebagai landasan penting dalam menentukan keputusan.

Digunakan untuk keperluan analisis

Laporan juga bisa dimanfaatkan sebagai referensi penting dalam proses analisis. Ketika sebuah perusahaan menghadapi permasalahan, tim yang bertugas akan menelusuri akar penyebabnya dan menyusunnya dalam bentuk laporan yang berisi informasi terperinci sebagai bahan analisis lebih lanjut.

Berfungsi sebagai alat pengawasan dan evaluasi

Dalam organisasi besar yang memiliki banyak kegiatan dan personel, tidak memungkinkan bagi pihak manajemen untuk memantau langsung seluruh aktivitas.

Oleh karena itu, laporan menjadi alat yang berguna untuk meninjau kinerja setiap bagian atau individu secara tidak langsung dan menyeluruh.

Sebagai bukti pertanggungjawaban

Laporan juga memiliki fungsi sebagai media untuk mencatat fakta berdasarkan data atau bukti yang nyata. Informasi tersebut kemudian dijadikan dasar dalam memberikan pertanggungjawaban atas suatu tindakan, kebijakan, atau proyek yang telah dilakukan.

Alat penyampaian informasi

Terlepas dari beragamnya makna dan bentuknya, laporan pada dasarnya adalah media untuk menyampaikan informasi, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan. 

Umumnya, laporan mengangkat topik tertentu dan disampaikan dengan tujuan yang spesifik kepada pihak-pihak tertentu. 

Laporan yang disusun dengan baik akan mencerminkan keakuratan, netralitas, dan kelengkapan informasi, sehingga berfungsi optimal sebagai sarana penyampaian informasi.

Manfaat Laporan

Setelah sebelumnya dibahas mengenai fungsi laporan, sekarang kita masuk ke apa saja manfaat yang bisa diperoleh dari keberadaan laporan itu sendiri.

-Laporan bisa dijadikan panduan dalam memperbaiki dan merancang kegiatan yang akan datang.

-Membantu mempercepat proses penetapan kebijakan yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

-Berfungsi sebagai pusat referensi atau sumber informasi utama.

-Memudahkan dalam memantau jalannya aktivitas sekaligus perkembangan dari suatu kegiatan.

-Menjadi alat bantu dalam proses pencatatan dan dokumentasi resmi.

-Memberikan kontribusi dalam menemukan solusi atas permasalahan yang sedang dihadapi.

Ciri-ciri Laporan

Setelah mengetahui manfaat dari laporan, kini saatnya memahami ciri-ciri umum yang dimiliki oleh sebuah laporan. Ada enam hal utama yang biasanya menjadi karakteristik dari laporan:

Disajikan secara padat

Isi laporan cukup mengutarakan pokok-pokok permasalahan tanpa perlu bertele-tele. Yang penting, informasi tersebut tetap berkaitan langsung dengan topik yang dilaporkan, agar pembacanya bisa segera menangkap inti persoalan.

Memiliki dasar yang logis

Sebuah laporan dikatakan logis bila keterangan di dalamnya dapat dijelaskan dan didukung oleh penalaran yang bisa diterima akal sehat.

Memuat informasi secara menyeluruh

Laporan sebaiknya mencakup data dan informasi yang lengkap sesuai dengan konteks yang dibahas. Jika memungkinkan, cantumkan pula sumber keputusan atau daftar referensi yang digunakan.

Tersusun secara terstruktur

Isi laporan perlu disusun dalam urutan yang tertata dan saling terhubung, sehingga alur pembacaannya menjadi mudah dipahami.

Disusun secara objektif

Karena laporan sering dijadikan dasar pengambilan keputusan, maka isinya tidak boleh dipengaruhi oleh opini pribadi. Harus berdasarkan fakta yang ada.

Ditujukan untuk pihak tertentu

Meskipun ada laporan yang bersifat publik, pada dasarnya laporan dibuat untuk disampaikan kepada pihak tertentu dalam organisasi yang memiliki kewenangan. Nantinya, baru dipertimbangkan apakah akan dibuka untuk umum atau tidak.

Struktur Laporan

Sebelum mulai menulis laporan, penting untuk memahami terlebih dahulu bagaimana kerangka atau susunannya. 

Tujuannya agar laporan yang kamu buat bisa disusun dengan rapi dan mudah dipahami. Inilah tiga bagian utama yang harus ada dalam struktur laporan:

Bagian Pendahuluan

Pada bagian ini, kamu bisa menjelaskan maksud dari pembuatan laporan, tujuan yang ingin dicapai, pokok permasalahan yang dibahas, serta sistematika penulisannya secara umum.

Bagian Isi

Di bagian ini, kamu mencantumkan seluruh data dan fakta yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Termasuk apakah kegiatan berjalan sesuai rencana, masalah yang muncul di lapangan, serta penjabaran atau analisis terhadap permasalahan tersebut.

Bagian Penutup

Sebagai bagian akhir dari laporan, penutup berisi rangkuman atau kesimpulan dari keseluruhan isi laporan. Tak lupa juga menyertakan saran atau rekomendasi yang bisa menjadi masukan bagi pembaca laporan tersebut.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Laporan

Setelah memahami struktur penulisan laporan, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal penting agar laporan yang disusun benar-benar efektif dan sesuai tujuan. Ini beberapa poin yang sebaiknya jadi perhatian:

-Penulisan laporan harus disampaikan dengan bahasa yang jelas dan teliti.

-Informasi yang dimuat di dalamnya perlu disusun secara lengkap.

-Isi laporan harus mengedepankan objektivitas, tidak berpihak.

-Penyampaian laporan sebaiknya langsung ke inti permasalahan, tanpa bertele-tele.

-Ada baiknya jika laporan juga memuat saran sebagai bentuk tindak lanjut.

-Gunakan gaya penulisan yang konsisten dan tidak ragu dalam menyampaikan informasi.

-Waktu penyampaian laporan perlu disesuaikan dengan tenggat yang sudah ditentukan, jangan sampai terlambat.

-Terakhir, pastikan laporan dikirimkan kepada pihak atau audiens yang memang berwenang atau berkepentingan atas isi laporan tersebut.

Langkah-langkah Membuat Laporan

Setelah memahami definisi, fungsi, manfaat, ciri-ciri, serta struktur laporan, kini saatnya kita pelajari tahapan umum dalam menyusun sebuah laporan.

-Langkah awal adalah mengidentifikasi permasalahan yang akan dijadikan bahan laporan. Permasalahan ini bisa muncul dari hasil pengamatan selama berlangsungnya suatu kegiatan, atau bisa juga dari hal-hal yang relevan dengan aktivitas tersebut.

Setelah permasalahan ditemukan, kita perlu mengumpulkan data dan informasi sebagai bahan laporan, yang bisa berupa fakta-fakta di lapangan.

-Langkah berikutnya adalah mengelompokkan atau mengklasifikasikan data yang telah dikumpulkan agar lebih mudah dianalisis.

Kemudian, lakukan evaluasi dan olah data tersebut secara sistematis.

-Terakhir, susun laporan berdasarkan data yang telah diolah dengan merancang struktur atau kerangka penulisan terlebih dahulu agar hasilnya rapi dan mudah dipahami.

Jenis-jenis Laporan

sejauh ini kita telah mempelajari dan memahami berbagai hal seputar laporan, mulai dari pengertiannya hingga langkah-langkah pembuatannya secara umum. 

Nah, supaya proses pembuatan laporan jadi lebih mudah, berikut ini adalah berbagai jenis laporan yang sebaiknya kamu ketahui. Dengan begitu, kamu bisa menyusun laporan secara lebih tepat dan spesifik.

Laporan Berdasarkan Waktu

Jenis laporan ini diklasifikasikan menjadi dua, yaitu laporan insidental dan laporan berkala.

a. Laporan insidental disusun hanya ketika dibutuhkan. Contohnya, ketika muncul persoalan mendadak yang perlu ditangani segera, maka dibutuhkan laporan terperinci yang bisa membantu penyelesaian masalah tersebut. 

Maka dari itu, laporan jenis ini harus segera dibuat.

b. Sedangkan laporan berkala adalah laporan yang disusun secara rutin dalam jangka waktu tertentu. Contohnya adalah laporan harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan.

Salah satu contoh konkret dari laporan ini adalah laporan kegiatan bulanan karyawan.

Laporan tersebut mencakup ringkasan aktivitas yang telah dilakukan selama satu periode tertentu, misalnya satu minggu atau sebulan. 

Dalam laporan ini biasanya terdapat data terkait kinerja karyawan, jumlah proyek yang berhasil diselesaikan maupun yang masih berjalan, catatan pemasukan dan pengeluaran, jumlah klien atau pelanggan yang dilayani, dan sebagainya.

Penyusunan laporan jenis ini umumnya didasarkan pada akumulasi dari laporan mingguan. Bahkan, ada kalanya laporan bulanan juga mencantumkan data dari bulan sebelumnya untuk perbandingan atau referensi.

Laporan Berdasarkan Sifat

Dilihat dari sifatnya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yakni laporan biasa dan laporan penting.

a. Laporan biasa adalah laporan yang isinya umum dan tidak bersifat rahasia. Jadi, jika sampai dibaca oleh orang di luar yang dituju, tidak akan menimbulkan masalah.

b. Sebaliknya, laporan penting berisi informasi yang bersifat rahasia dan sensitif. Karena itu, hanya pihak tertentu saja yang berwenang mengetahui isi laporan tersebut.

Laporan Berdasarkan Penyampaiannya

Jenis laporan ini menitikberatkan pada bagaimana laporan itu disampaikan kepada penerima. Ada tiga macam cara penyampaian laporan:

a. Laporan lisan, yakni laporan yang disampaikan secara langsung melalui pembicaraan.

b. Laporan tertulis, yaitu laporan yang dituangkan dalam bentuk tulisan seperti surat, memo, atau naskah.

c. Laporan visual, yakni laporan yang disampaikan melalui media visual atau tampilan. Contohnya presentasi menggunakan PowerPoint.

Laporan Berdasarkan Bentuknya

Meskipun tampak serupa dengan laporan berdasarkan penyampaiannya, kategori ini lebih fokus pada format laporan itu sendiri. Ada tiga bentuk laporan berdasarkan bentuk fisiknya:

a. Laporan berbentuk memo merupakan laporan singkat yang disampaikan melalui memo. Karena sifatnya ringkas, biasanya hanya digunakan untuk komunikasi internal antara pimpinan atau pejabat tertentu.

b. Laporan berbentuk surat disampaikan dalam format surat tertulis dengan panjang antara satu sampai empat halaman. Contoh penggunaannya misalnya untuk melaporkan jumlah siswa yang mengundurkan diri dari sekolah.

c. Laporan berbentuk naskah disusun dalam bentuk naskah yang bisa pendek maupun panjang. Contohnya antara lain notulen rapat atau laporan kegiatan dari sebuah kepanitiaan.

Laporan Berdasarkan Isinya

Selain klasifikasi berdasarkan waktu, sifat, penyampaian, dan bentuk, laporan juga bisa dibedakan berdasarkan kontennya. Berikut lima jenis laporan berdasarkan isi yang disampaikan:

a. Laporan informatif adalah jenis laporan yang hanya menyampaikan informasi tanpa analisis atau penilaian.

b. Laporan analisis menyajikan hasil kajian secara mendalam terhadap suatu masalah atau kejadian.

c. Laporan kelayakan menyampaikan penilaian terhadap beberapa pilihan untuk menentukan mana yang paling tepat atau layak digunakan.

d. Laporan pertanggungjawaban berisi laporan mengenai pelaksanaan tugas yang telah diberikan, yang disampaikan kepada pihak pemberi tugas.

e. Laporan rekomendasi menyampaikan hasil penilaian singkat terhadap suatu topik, tanpa pembahasan mendalam lebih lanjut.

Sebagai penutup, memahami pengertian laporan menjadi langkah awal yang penting untuk menyusun informasi secara terarah dan bermanfaat.